Descrierea atribuţiilor specifice activităţii pe linie de stare civilă

• Întocmirea, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, a actelor de naştere, de căsătorie şi de deces, în dublu exemplar, eliberarea certificatelor doveditoare privind actele şi faptele de stare civilă înregistrate persoanelor fizice îndreptăţite;
• Înscrierea menţiunilor pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimiterea comunicărilor de menţiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă exemplarul I sau, după caz, exemplarul II, în condiţiile metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă;
• Eliberarea, gratuit, la cererea autorităţilor publice, extraselor pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum şi fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, precum a şi dispoziţiilor normative legale referitoare la protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date;
• Eliberarea, la cererea persoanelor fizice îndreptăţite, a dovezilor privind înregistrarea unor acte de stare civilă, dovezi care cuprind, după caz, precizări referitoare la menţiunile existente pe marginea actelor de stare civilă;
• Transmiterea către structurile de evidenţă a persoanelor din cadrul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor, la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, a comunicărilor nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al cetăţenilor români actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut act de identitate se trimit la structura de evidenţă a persoanelor din cadrul structurile de evidenţă a persoanelor din cadrul serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor de la ultimul loc de domiciliu;
• Trimiterea către centrele militare, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, documentul de evidenţă militară aflat asupra cetăţenilor incorporabili sau recruţilor;
• trimit structurilor de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P., până la data de 5 a lunii următoare, certificatele anulate la completare
• Întocmirea buletinelor statistice de naştere, de căsătorie şi de deces, în conformitate cu normele Institutului Naţional de Statistică şi transmiterea acestora la Direcţia Judeţeană de Statistică;
• Dispunerea măsurilor necesare în vederea păstrării registrelor şi certificatelor de stare civilă în condiţii care să asigure evitarea deteriorării sau a dispariţiei acestora şi asigurarea spaţiului necesar destinat desfăşurării activităţii de stare civilă;
• reconstituirea registrelor de stare civilă pierdute ori distruse - parţial sau total -, prin copierea textului din exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise prin semnare şi aplicarea sigiliului şi parafei
• Atribuirea codurilor numerice personale, denumite în continuare C.N.P., din listele de coduri precalculate, pe care le păstrează şi arhivează în condiţii de deplină securitate;
• Asigurarea necesarului de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială;
• Primirea cererilor de schimbare a numelui pe cale administrativă şi a documentelor prezentate în motivare, pentru a fi transmise, spre verificare, serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor la care este arondată unitatea administrativ-teritorială;
• Primirea cererilor de înscriere de menţiuni cu privire la modificările intervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei, determinate de divorţ, adopţie, schimbare de nume şi/sau prenume, precum şi a documentelor ce susţin cererile respective, pe care le înaintează D.E.P.A.B.D., în vederea avizării înscrierii menţiunilor corespunzătoare sau, după caz, a emiterii aprobării lor;
• Primirea cererilor de transcriere a certificatelor şi extraselor de stare civilă procurate din străinătate, însoţite de actele ce le susţin, întocmirea referatelor şi înaintarea documentaţiei,  în vederea avizării la D.J.E.P. Prahova
• Primirea cererilor de rectificare a actelor de stare civilă şi efectuarea verificărilor pentru stabilirea cu exactitate a erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau a menţiunilor înscrise pe acestea, întocmirea documentaţiei şi referatului cu propunere de aprobare sau respingere şi le înaintează D.J.E.P., pentru aviz prealabil, în vederea emiterii dispoziţiei de aprobare/respingere de rectificare de către primarul unităţii administrative-teritoriale competente;
• Primirea cererilor de reconstituire şi întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, întocmirea documentaţiei şi referatului prin care se propune primarului unităţii administrativ-teritoriale emiterea dispoziţiei de aprobare sau respingere, cu avizul prealabil al D.J.E.P.;
• Transmiterea, după înscrierea menţiunii corespunzătoare în actul de naştere, comunicărilor cu privire la schimbarea numelui către Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, Direcţia Generală de Paşapoarte din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, Direcţia Cazier Judiciar, Statistică şi Evidenţe Operative din cadrul Inspectoratului General al Poliţiei Române şi Direcţia Generala a Finanţelor Publice judeţene din cadrul Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, de la locul de domiciliu al solicitantului;
• Înaintarea către D.J.E.P. a exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 30 de zile de la data când toate filele din registru au fost completate, după ce au fost operate toate menţiunile din registrul de stare civilă - exemplarul I;
• Sesizarea imediată a D.J.E.P, în cazul pierderii sau furtului unor documente de stare civilă cu regim special;
• Eliberarea, la cererea persoanelor fizice îndreptăţite, a certificatelor care să ateste componenţa familiei, necesare reîntregirii familiei aflate în străinătate;
• Efectuarea verificărilor necesare avizării cererilor de reconstituire şi de întocmire ulterioară a actelor de stare civilă pentru cetăţenii români şi persoanele fără cetăţenie, domiciliate în România; 
• Efectuarea verificărilor şi întocmirea referatelor cu propuneri în vederea avizării de către D.J.E.P. a cererilor de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă eliberate de autorităţile străine, precum şi a cererilor de rectificare a actelor de stare civilă;
• Efectuarea verificărilor şi întocmirea referatelor cu propuneri în dosarele având drept obiect anularea, completarea, modificarea pe cale judecătorească a actelor de stare civilă şi a menţiunilor existente pe marginea acestora, declararea judecătorească a dispariţiei şi a morţii unei persoane, precum şi înregistrarea tardivă a naşterii;
• înscriu în registrele de stare civilă, de îndată, menţiunile privind dobândirea, redobândirea sau renunţarea la cetăţenia română, în baza comunicărilor primite de la D.E.P.A.B.D. prin structura de stare civilă din cadrul D.J.E.P.;
• Efectuarea verificărilor cu privire la cererile de schimbare a numelui pe cale administrativă;
• Primirea cererilor de divorţ pe cale administrativă, semnate personal de către ambii soţi, în faţa ofiţerului delegat de la primăria care are în păstrare actul de căsătorie sau pe raza căreia se află ultima locuinţă comună a soţilor, înregistrarea cererilor de divorţ pe cale administrativă, în Registrul de intrare-ieşire al cererilor de divorţ şi acordarea unui termen de 30 de zile calendaristice celor doi soţi, pentru eventuala retragere a acestora;
• Confruntă documentele cu care se face dovada identităţii solicitanţilor (cererile de divorţ pe cale administrativă, certificatele de naştere, certificatul de căsătorie şi actele de identitate şi, după caz, declaraţiile pe propria răspundere, date în faţa ofiţerului de stare civilă, în cazul în care ultima locuinţă declarată nu este aceeaşi cu domiciliul sau reşedinţa ambilor soţi înscris/ă în actele de identitate) şi constituie dosarul de divorţ;
• Solicitarea, prin intermediul serviciului de stare civilă din cadrul D.J.E.P., alocării, din Registrul unic al certificatelor de divorţ, a numărului certificatului de divorţ, care urmează a fi înscris pe acesta;
• Colaborarea cu autorităţile de sănătate publică judeţene şi cu maternităţile pentru prevenirea cazurilor de internare a gravidelor fără acte de identitate asupra lor sau a căror identitate nu este cunoscută şi a cazurilor de părăsire a copiilor nou-născuţi şi neînregistraţi la starea civilă;
• Colaborarea cu unităţile sanitare, instituţiile de protecţie socială şi unităţile de poliţie, după caz, pentru cunoaşterea permanentă a situaţiei numerice şi nominale a persoanelor cu situaţie neclară pe linie de stare civilă şi de evidenţă a persoanelor, a demersurilor ce se fac pentru punerea acestora în legalitate, până la rezolvarea fiecărui caz în parte, precum şi pentru clarificarea situaţiei persoanelor/cadavrelor cu identitate necunoscută;
• Transmiterea, lunar, la D.J.E.P. a situaţiilor indicatorilor specifici şi semestrial a căsătoriilor mixte;
• Desfăşurarea activităţilor de primire, verificare, evidenţă şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor;
• Organizarea şi asigurarea activităţilor de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei;
• Aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de stare civilă a persoanelor.